Gerelateerde artikels
Verhoog je productiviteit met de Pomodoro techniek
In dit artikel
Verhoog je productiviteit met de Pomodoro techniek
dossier Stel je moet een belangrijk rapport schrijven voor je werk of je hebt binnenkort een groot examen. De deadline komt dichterbij en het gevoel bekruipt je dat je te weinig tijd hebt. Toch ben je steeds je sociale media aan het checken op je smartphone of laat je je afleiden door collega's. Voor veel mensen is dit een herkenbaar beeld. De talloze afleidingen van alledag verstoren onze concentratie en verlagen de productiviteit op het werk en tijdens de studie. Tijdmanagement methodes zoals de Pomodoro techniek kunnen uitkomst bieden.
De Pomodoro techniek
De Pomodoro techniek (Pomodoro is Italiaans voor tomaat) is een tijdmanagement methode vernoemd naar een eierwekker in de vorm van een tomaat. Deze eierwekker werd eind jaren 80 gebruikt door bedenker Francesco Cirillo bij de ontwikkeling van zijn techniek. Het doel van de methode is het verhogen van de productiviteit door bewust om te gaan met tijd en afleiding.
Onverdeelde aandacht
De basis van de techniek bestaat uit het opdelen van je werkdag in zogenaamde Pomodori (meerdere Pomodoro's). Een Pomodoro is een periode van 25 minuten, die je instelt op een eierwekker. Gedurende deze tijdspanne werk je onafgebroken aan een van tevoren bepaalde taak. Als de eierwekker afgaat na 25 minuten, neem je 5 minuten pauze. Na een viertal Pomodori neem je een pauze van 15-30 minuten. Vervolgens kan je deze cyclus herhalen.
De periode van 25 minuten werd gekozen, omdat dit volgens Cirillo kort genoeg is om weerstand te bieden aan de meeste afleidingen, maar lang genoeg om vorderingen te maken met je taak. Inmiddels zijn er vele varianten op de originele Pomodoro van 25 minuten. Afhankelijk van je persoonlijke voorkeur kun je de duur van het tijdsblok veranderen. Het belangrijkste is dat je onafgebroken aan een taak werkt gedurende een van te voren bepaald tijdsblok.
Plannen, monitoren, opslaan, visualiseren
Plannen
De Pomodoro wordt gebruikt in een dagelijkse structuur van vier fases: plannen, monitoren, opslaan en visualiseren. Je begint de dag met het maken van een planning. Hiervoor heb je een activiteitenlijst en een vandaag-te-doen lijst nodig. De activiteitenlijst bevat alle activiteiten die je de komende tijd (bijvoorbeeld deze week) gedaan wilt krijgen. Je selecteert een aantal activiteiten van deze lijst en zet ze op de vandaag-te-doen lijst. Op deze lijst noteer je eveneens de datum, een starttijd en een eindtijd. In het begin is het moeilijk te bepalen hoeveel activiteiten je op een dag kun doen. De eindtijd overschrijden om je werk af te krijgen is dan verleidelijk. Toch is het belangrijk dat je de planning aanhoudt. De methode van Cirillo gaat er namelijk van uit dat je de controle neemt over je tijd. Maar als je de door jou bepaalde eindtijd overschrijdt, laat je de tijd controle nemen over jou. Dit zal je productiviteit negatief beïnvloeden, aldus Cirillo.
Monitoren
Na het maken van de planning ga je aan het werk. Tijdens je werk houd je op de vandaag-te-doen lijst bij hoeveel Pomodori je nodig hebt gehad voor een taak. Bijvoorbeeld, de taak 'Hoofdstuk 5 samenvatten' staat op je vandaag-te-doen lijst. Je hebt drie periodes van 25 minuten nodig gehad om de taak te voltooien (drie Pomodori). Dan zet je drie kruisjes achter deze taak. Let wel, alleen voor onafgebroken Pomodori mag een kruisje worden gezet.
Daarnaast noteer je hoe vaak en waardoor je werd afgeleid. Deze informatie schrijf je op de vandaag-te doen lijst of activiteitenlijst (zie onder het kopje 'omgaan met afleiding' hoe dit werkt).
Opslaan
Aan het eind van de dag verzamel je de informatie die je hebt opgeschreven (aantal Pomodori per taak, hoe vaak je bent afgeleid en waardoor, en andere zaken die juist wel of niet goed gingen die dag). Dit alles noteer je in een logboek.
Visualiseren
Ten slotte beschouw je deze informatie. Het idee is dat deze beschouwing je kan helpen om je tijdmanagement te blijven verbeteren. Zo kun je zien of het aantal Pomodori dat je nodig hebt gehad om een bepaalde taak af te werken overeenkomt met de inschatting die je van te voren had gemaakt. Dit is nuttig bij het maken van je volgende dag-planning. Daarnaast kun je zien waardoor je het meest werd afgeleid. Op basis hiervan kun je aanpassingen bedenken voor je werksituatie. Als je bijvoorbeeld constateert dat je steeds werd afgeleid door de neiging je telefoon te pakken, kun je besluiten om je telefoon de volgende keer buiten je zicht te leggen.
Omgaan met afleiding
Een belangrijke onderdeel van de Pomodoro techniek is het omgaan met afleiding. Als je wordt afgeleid tijdens een Pomodoro bedenk je eerst of dat deze afleiding vandaag moet worden behandeld of op een later tijdstip kan worden afgehandeld. Op basis hiervan noteer je de reden van afleiding op de vandaag-te-doen lijst of op de activiteitenlijst. Je bedenkt bijvoorbeeld tijdens een Pomodoro dat je een collega moet terugbellen. Deze behoefte voelt urgent en je schrijft dit daarom op je 'vandaag te doen' lijst. Vervolgens ga je weer door met je werk totdat de eierwekker afgaat.
Aan het eind van de Pomodoro kun je de genoteerde afleiding teruglezen. Je kunt nu alsnog beslissen om het terugbellen van je collega vandaag in te plannen op je vandaag-te-doen lijst, of uit te stellen tot een ander moment. In het laatste geval noteer je dit op je activiteitenlijst, eventueel met een deadline erbij. Het belangrijkste is dat je niet wordt meegesleept door afleiding tijdens een Pomodoro. Anderzijds negeer je de afleiding niet, maar registreer je deze om op een later moment te behandelen.
Aan de slag
De basis van de Pomodoro techniek is in theorie eenvoudig. Je werkt voor een afgebakende periode geconcentreerd aan een taak en je gaat gestructureerd om met de afleiding die je tegenkomt. In de praktijk is het minder eenvoudig en vergt het oefening om de techniek onder de knie te krijgen. Toch zijn er wereldwijd miljoenen professionals die baat hebben bij deze tijdmanagement methode. Het is dus de moeite waard om de Pomodoro techniek uit te proberen als je je dagelijkse productiviteit wilt verhogen. Alles wat je nodig hebt is een eierwekker en pen en papier.
Lees ook: Het geluid van je wekker bepaalt je productiviteit
auteur:
Robert van den Heuvel,
gezondheidsjournalist
