Zo organiseer je een gestroomlijnde conference call

nieuws

Onze stem is de laatste tijd meer dan ooit het belangrijkste instrument waarover we beschikken om onze stempel te drukken op de professionele communicatie. Nu het gros van de werkende bevolking van thuis uit werkt, gebeuren de meeste meetings immers online. 
Bij zo’n conference call is het cruciaal om een goede verbinding te maken met je ‘luisteraars’ en je te focussen op het juiste stemgebruik. Een paar tips en technieken.

Spreken met impact tijdens online meetings, hoe doe je dat?

Conference calls, zoom-meetings en tele-therapie ... in dit coronatijdperk is online werken voor veel mensen een must. Maar vergaderen op afstand brengt een aantal uitdagingen met zich mee: het gebrek aan non-verbale communicatie, het gegeven dat we door elkaar gaan praten, onduidelijkheid over wie wat heeft gezegd, achtergrondlawaai en technische storingen …
Hoe zorg je ervoor dat je spraak - wat je zegt, hoe je het zegt en wanneer je het zegt - via deze nieuwe communicatiemethode evenveel impact en verbinding genereert?

5 tips voor een gestroomlijnde conference call

1. Introduceer jezelf kort als je aan het woord bent
   Zelfs wanneer er beeld is, blijft dit handig. Doordat de non-verbale communicatie voor een groot deel wegvalt, zijn we vaak puur op het auditieve aangewezen en is het fijn als iedere stem even wordt geïntroduceerd.
2. Actieve en beleefde luisterhouding
   In een goed gesprek is het belangrijk om mensen te laten uitspreken, bij een onlinebijeenkomst is dat nog belangrijker. Wanneer mensen elkaar niet zien, gebeurt het vaak dat ze tegelijk beginnen te praten.
   Zoek je ideale window of opportunity om het woord te nemen. Heb je moeite daarmee of blijf je aarzelen om het woord te nemen, zet dan je lichaamstaal in, zelfs al zien de anderen jou niet. Het helpt om even naar voren te leunen, een actieve spreekhouding aan te nemen of met een handgebaar aan te geven dat je het woord neemt. Je stem zal automatisch krachtiger klinken en er zal naar jou worden geluisterd.
3. Reduceer achtergrondgeluiden
   Sommige apparatuur is al uitgerust met software die omgevingsgeluiden wegfiltert waardoor de spreker duidelijker hoorbaar of verstaanbaar is. Ben je zelf snel afgeleid? Ga dan voor een headset. Probeer de meeting te volgen op een rustige plek waar je niet gestoord wordt.
   Zijn er toch storende geluiden op de achtergrond? Sluit dan je ogen. Het klinkt misschien gek, maar door je ogen te sluiten, kan je je veel beter focussen op het auditieve. Zo voorkom je ook dat je te luid gaat spreken, wat we sowieso vaak doen wanneer we bellen of skypen.
4. Spreek met veel ‘vocal variety’
   Aangezien de non-verbale communicatie beperkt is, kan je maar beter alles inzetten op je stem en spraak. Spreek met intonatie, pauzes en klemtonen, articuleer duidelijk en durf hier gerust wat in te overdrijven. Focus op je kernboodschap, met de nodige ‘vocal variety’ (variaties in de stem) wordt die beter onthouden door de deelnemers.
   Let ook op je lichaamshouding: zak niet onderuit en kies voor de meest ergonomische stoel die je op dat moment in huis hebt. 
5. Wees voorbereid
   Werk je met een presentatie tijdens de videoconferentie? Bereid die dan goed voor en beperk de cognitieve lading: niet te veel tekst, anders gaat de aandacht van de deelnemers hoofdzakelijk naar het lezen van je slides en wordt er minder naar jou geluisterd. Oefen luidop, zo hoor je zelf hoe je je kernboodschap overbrengt, waar je de klemtonen kan leggen en warm je je stem al even op.

Enkele stemtips

•  Warm je stem op door te neuriën of te zoemen; gebruik daarbij zzz- of vvv- klanken.
•  Warm je articulatiespieren op door te ‘liptrillen’ en gekke grimassen te trekken (zorg ervoor dat je webcam nog even uitstaat…) 
• Voel je dat je stem hees wordt? Neem dan dagelijks een ‘dampbadje’: vul een kom met heet water en adem de dampen in via de mond. Dat is pure wellness voor je stem!
  
  Veel succes met je volgende meeting op afstand!